Notícia

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas
Sexta, 25 Outubro 2019 18:10
FACILIDADE

Órgãos e secretarias podem solicitar ao Itec digitalização de documentos e acervos

Serviço oferece segurança, sigilo, integridade e agilidade na recuperação das informações

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Os ciclos do Nged são: preparação/limpeza, digitalização, controle de qualidade, indexação, conferência, exportação, disponibilização Os ciclos do Nged são: preparação/limpeza, digitalização, controle de qualidade, indexação, conferência, exportação, disponibilização Ascom Itec
Texto de Isaac Moraes e Lívia Leão

O surgimento da tecnologia da informação possibilitou à preservação de documentos e acervos ser feita de maneira cada vez mais rápida e segura. No Governo de Alagoas, a incumbência de transformar a história em dados digitalizados, íntegros e preservados é do Instituto de Tecnologia em Informática e Informação (Itec), que por intermédio do Núcleo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Nged), disponibiliza aos órgãos e secretarias digitalização dos seus documentos.

Segurança e sigilo de informações são algumas vantagens básicas trazidas para os órgãos que adquirirem o serviço. Além disso, há a garantia da integridade, do não extravio por ele ser tratado dentro da esfera do Governo, contando também com a agilidade da recuperação de conteúdo. O Nged está em expansão e aumento de capacidade.

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“Nós pegávamos, por exemplo, cinco caixas e entregávamos em duas semanas, mas, nesse tempo, não tínhamos estagiários, éramos apenas dois técnicos e os menores aprendizes. Hoje, com a chegada dos estagiários, diminuímos o tempo de entrega em uma semana e, em breve, contaremos com mais três scanners, além da possibilidade de aumentarmos nossa equipe. A proposta é crescer a demanda e entregar num tempo cada vez menor” explicou André Luís Tenório, assessor responsável pelo Núcleo de Digitalização do Itec.

Dentre os órgãos que já utilizaram os serviços do Núcleo, estão a Polícia Militar de Alagoas (que recebeu o serviço in loco), o Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do Estado de Alagoas (Ipaseal Saúde), a Secretaria de Estado de Planejamento, Gestão e Patrimônio (Seplag) - na qual foi também ministrado um treinamento para que os técnicos da própria secretaria realizassem a digitalização (devido ao sigilo dos documentos) -, Secretaria de Estado de Educação, Instituto Zumbi dos Palmares, Defesa Civil/Corpo de Bombeiros, só para citar alguns dos nomes.

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Controladoria é um dos órgãos estaduais que já estabeleceu parceria com o serviço de gerenciamento eletrônico de documentos do Itec

 

Outro cliente do Nged é a Controladoria Geral de Alagoas (CGE), que já estabeleceu parceria com o Instituto de Tecnologia também nesse serviço.

“Ter os processos digitalizados facilita o acesso do cidadão ao andamento do processo e do servidor, além disso, garante um maior controle das informações. O processo digital não necessita de espaço físico e contribui para a economicidade, diminuindo o gasto de papel e de toner” disse Antônio Hermenegildo, gestor de tecnologia da informação da Controladoria.

“A parceria com o Itec foi de extrema importância, pois, além de oferecer equipamentos e instruções necessárias para o desenvolvimento da atividade - a definição das rotinas utilizadas na atividade de digitalização -, nos poupou despesas com a contratação de empresas que pudessem desempenhar a atividade, garantindo celeridade no processo", completou Antônio.

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Os interessados em adquirir os serviços do Nged/Itec podem entrar em contato com a Central de Serviços do Itec, por intermédio do telefone 3315-7000, escolher o ramal 4023 da tecnologia voip, onde haverá um responsável online. Em seguida, será estabelecido contato com o escritório de negócios do Instituto para visita de conhecimento da demanda e do acervo e, caso haja condições, será confirmado e o interessado abrirá um processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) endereçado à presidência do Itec, solicitando a digitalização.